Eines per a la gestió del temps
Recentment he impartit als treballadors de la Fundació Carl Faust -gestora del Jardí Botànic Marimurtra de Blanes- un curs de com fer servir aplicacions tecnològiques per aconseguir optimitzar el temps a la feina. Ha estat una experiència enriquidora i per això vull agrair a tots els participants -Josep, Sílvia, Asun, Jaissa i Maricel- la seva col·laboració, participació i implicació.
El primer dia el vam dedicar a explicar les bases de la gestió del temps. Vam veure com establir prioritats, les diferències entre important i urgent i també vam parlar de planificació i organització, entre altres. El segon dia i tercer dia han estat els més pràctics, portant al seu dia a dia el que vam treballar durant el dia anterior a través d’eines com Evernote i Google Calendar. Un resultat immediat d’aquesta feina ha estat la creació de llibretes i notes compartides de tasques entre diversos membres de l’equip.
Si encara no coneixes aquestes dues eines et deixo algunes idees que et faran, si més no, tenir curiositat per provar-les.
Evernote
-Permet la creació de llibretes -carpetes- per a la creació de notes
-Les llibretes es poden agrupar en piles
-Pots compartir llibretes i notes amb altres membres de l’equip
-Permet la captura ràpida de pàgines web completes que després pots consultar sense connexió
-La versió gratuïta et dona la possibilitat d’instal·lar l’aplicació en dos dispositius diferents
-Com a alternativa tens la versió web, no tan funcional com l’app però molt digna
Google Calendar
-Pots crear esdeveniments individuals o periòdics (per a tasques que es repeteixen en el temps)
-Tens opció d’establir diferents avisos a través de pop-ups o correu electrònic quan s’acosta la data i hora de l’esdeveniment
-Pots crear tots els calendaris que vulguis i assignar colors diferents. A les tasques també pots posar diferents colors.
-Hi ha opció de compartir un calendari amb un altre membre de l’equip o d’inserir-lo en un lloc web
Aquestes són només algunes de les característiques principals d’Evernote i Google Calendar. El seu ús de forma conjunta produeix uns resultats espectaculars. Val a dir que sense voluntat de canviar alguns hàbits i sense tenir una certa flexibilitat i tolerància als canvis cap aplicació ens solucionarà res.
És important escriure absolutament tot el que hagis de fer, diferenciar entre urgent i important (hi ha moltes menys coses urgents de les que sovint creiem), establir prioritats d’execució, calendaritzar o programar i passar a l’acció.
Necessites ajuda per implementar aquestes eines en el teu dia a dia? Pots contactar a través de Linkedin, de Twitter o de Facebook. Recorda que si vols rebre articles com aquest al teu mail o coneixes a algú a qui li puguin ser d’utilitat, aquesta és l’adreça per apuntar-se al newsletter setmanal.
Josep Lluís Vidal
@jvidalto